La facture acquittée est un document essentiel dans la gestion commerciale et comptable. Elle atteste que le paiement d’une facture a bien été effectué par le client. Ce document possède une portée juridique importante, notamment en cas de litige ou de contrôle fiscal. Comprendre ce que c’est, ses mentions obligatoires et sa valeur juridique s’avère indispensable pour toute entreprise, auto entrepreneur ou micro entrepreneur.
Définition : qu’entend-on par facture acquittée ?
Une facture acquittée est une facture initiale sur laquelle figure la mention « acquittée » ou « payée ». Cette indication prouve que le débiteur a réglé le montant total dû, incluant la TVA le cas échéant. Contrairement à une facture simple, celle-ci sert de preuve de paiement. Elle peut être aussi utilisée pour justifier la clôture d’une transaction.
De même, la facture acquittée peut être une facture d’acompte ou une facture définitive. Elle doit donc être conservée par les deux parties, vendeur et acheteur, pour assurer un suivi rigoureux des paiements. En pratique, cette facture est souvent remise au client après réception du règlement, que ce soit par virement, chèque, prélèvement automatique ou autre mode de paiement.
Les mentions obligatoires sur une facture acquittée
Pour être conforme, la facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires, conformément au Code de commerce et au Code général des impôts. Ces mentions garantissent la validité du document et facilitent le contrôle de l’administration fiscale.
Mentions générales obligatoires
La facture doit comporter les informations suivantes :
- La date d’émission de la facture.
- Le numéro unique de la facture, attribué selon une numérotation chronologique et continue.
- Les coordonnées complètes du vendeur ou prestataire : raison sociale, adresse, numéro SIRET ou SIREN, et le cas échéant, le numéro RCS.
- Les coordonnées du client professionnel ou particulier.
- La description précise des biens livrés ou des prestations de services effectuées.
- La quantité et le prix unitaire hors taxe.
- Le montant total hors taxe (HT).
- Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA.
- Le montant total TTC (toutes taxes comprises).
- Les conditions de paiement, notamment le délai de paiement et le mode de règlement.
- La mention « facture acquittée » ou « payée » pour attester du règlement.
- Le cas échéant, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les auto entrepreneurs ou micro entrepreneurs en franchise de TVA.
Mentions spécifiques liées au paiement
Outre les mentions générales, la facture acquittée doit aussi indiquer clairement que le paiement a été effectué. Cela peut prendre la forme d’une mention manuscrite ou imprimée, accompagnée de la date de paiement et du mode de règlement. En effet, cette information est essentielle pour éviter toute contestation ultérieure.
La portée juridique de la facture acquittée
La facture acquittée possède une valeur probante importante dans les relations commerciales. Elle constitue la preuve que le débiteur a honoré son engagement financier. En cas de litige, ce document peut être présenté devant un tribunal pour justifier le paiement.
Preuve de paiement et protection contre les impayés
La facture acquittée protège le vendeur contre les réclamations injustifiées. Elle confirme que la prestation de services ou la livraison de marchandises a été réglée. En cas de retard de paiement, la facture initiale peut donner lieu à l’émission d’une facture d’avoir ou d’une facture rectificative, mais la facture acquittée atteste que la dette est soldée.
Obligations fiscales et comptables
L’administration fiscale exige que les factures émises soient conservées et archivées pendant une durée minimale (généralement 10 ans). En fait, la facture acquittée fait partie des documents comptables qui peuvent être contrôlés lors d’un audit fiscal. Elle doit donc être conforme aux règles de facturation, notamment en ce qui concerne la présentation, la numérotation et les mentions obligatoires.
Impact sur la gestion commerciale
Pour les autos entrepreneurs et micro entreprises, la facture acquittée facilite d’une part la gestion des encaissements. D’autre part, elle facilité également la tenue du registre des recettes. Elle permet aussi de justifier la récupération de la TVA lorsque l’entreprise est assujettie. En cas de facturation électronique, la facture acquittée peut être signée électroniquement pour garantir son authenticité.
Comment établir une facture acquittée conforme ?
L’établissement d’une facture acquittée doit respecter les règles de facturation en vigueur. Voici quelques conseils pour créer une facture conforme et éviter les erreurs fréquentes.
Utiliser un logiciel de facturation adapté
L’utilisation d’un logiciel de facturation permet de générer automatiquement des factures avec toutes les mentions obligatoires. Ces outils garantissent une numérotation chronologique et évitent les omissions. Certains logiciels intègrent aussi la possibilité d’ajouter la mention « acquittée » dès que le paiement est enregistré.
Faire figurer la mention « acquittée » de manière visible
La mention doit être clairement visible sur la facture, idéalement en haut ou en bas du document. Elle peut être accompagnée de la date de paiement et du mode de règlement. Cette précision évite toute confusion et facilite la gestion administrative.
Respecter les délais et conditions de paiement
La facture doit indiquer le délai de paiement convenu entre les parties. En cas de retard, des pénalités peuvent être appliquées conformément à la législation. Elle atteste que ces pénalités ne sont plus dues si le paiement est effectué dans les temps.
Facture acquittée et TVA : ce qu’il faut savoir
La gestion de la TVA est un élément clé dans l’émission des factures acquittées. La facture doit mentionner le taux de TVA applicable et le montant correspondant. Pour les auto entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA, la facture doit indiquer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
La facture acquittée permet aussi de justifier la déduction de la TVA pour les entreprises assujetties. Cependant, en cas de facturation intracommunautaire, la facture doit comporter le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acheteur.
En résumé : pourquoi la facture acquittée est-elle indispensable ?
La facture acquittée joue un rôle fondamental dans la gestion commerciale et fiscale. Elle sécurise les transactions en prouvant que le paiement a bien été effectué. Ses mentions obligatoires assurent la conformité avec la législation en vigueur et facilitent le contrôle fiscal.
Pour toute entreprise, freelance, auto entrepreneur ou micro entrepreneur, établir une facture acquittée complète et conforme est une étape incontournable pour éviter les litiges et garantir une gestion saine de la trésorerie.
